NotePlan: Capture + Projekte
Das ist der Teil, der wirklich entscheidet
1. Capture: Alles rein, aber bitte: Ohne Nachdenken.
Das Problem ist nicht Organisation.
Das Problem ist Input-Flut.
Podcasts im Auto
Hörbücher beim Spazieren
spontane Ideen
alle sozialen Medien
„das muss ich mir merken“ (Spoiler: nein, man merkt es sich nicht. Zumindest nicht lange genug)
Wenn du hier keinen klaren Weg hast dann ist Dein System tot, bevor es jemals leben konnte.
Unsere goldene Regel
👉 Alles landet zuerst in der Daily Note von NotePlan
Nicht in:
speziellen Apps
fancy Inboxen
„das sortiere ich später perfekt“
Einfach in den heutigen Tag. Hier ist unser simples Template, das wir in die Daily Note legen können. Jetzt kommen wir kurz zu richtig tollen Funktionen und überholen uns kurz selbst:
Dieses Template kann man sich als “snippet” für Typinator o. Ä. Apps anlegen
Dieses Template kann man natürlich auch als Vorlage (Template (sieh an, sieh an)) in NotePlan hinterlegen und in allen Notizen verwenden
Dieses Template kann mit einem Klick/Touch auf einen Kurzbefehl (Apple shortcuts) gefüttert werden. Das ist absolut genial, das geht sogar per Sprache. Anleitung folgt.
Capture-Template (simpel, aber brutal effektiv)
In deiner Daily:
## Capture
- 🎧 Podcast:
- Gedanke:
- To-do:
- 📚 Hörbuch:
- Kernaussage:
- Idee:
- 💡 Idee:
-
- 🔁 später prüfen:
-
Fertig. Kein System, das dich ausbremst.
Beispiel aus der Realität
Du hörst einen Podcast im Auto:
„Meal Prep spart 5h pro Woche“
Dein Capture:
- 🎧 Podcast:
- Meal Prep = Zeit sparen
- → prüfen für Familie
Familie kann hier die Area sein, oder die Familie selbst, logisch. Bitte nicht während der Fahrt tippen, hier gibt es elegantere Optionen (Spracheingabe, etc.)
Mehr nicht. Kein Roman. Kein Perfektionismus.
Verarbeitung (der Teil, den alle ignorieren)
Dieses Capture ohne Verarbeitung resultiert mal schnell, mal langsam, in einem digitalen Müllhaufen.
Also: Einmal täglich oder alle paar Tage:
löschen (unnötig, diese winzigen Captures nehmen keinen Platz weg)
Aufgabe daraus machen
in PARA verschieben
Beispiel:
→ wird zu:
Projects/Meal Prep-System
oder
Areas/Familie (eine grosse Notiz für die Familie bspw.)
Oder auch sehr schön:
Man baut sich ein neues NotePlan-Dokument (ja, eine Notiz) mit dem Inhalt “Podcasts, die ich unbedingt mal hören will”. Parallel dazu eine für Hörbücher, eine für Filme, eine für Dokus, eine für Serien, eine für Bücher, eine für Musik… oh je, jetzt wird es unübersichtlich. Wird es nicht:
Man baut sich einen Hub, für Medien z.B.
Eine Notiz, die nichts anderes macht, ausser auf “Podcasts, die ich unbedingt mal hören will” zu verlinken, und auf die Hörbücher, Filme, Serien, etc. natürlich auch. NotePlan lebt von diesen Vernetzungen. Anleitung: genau, folgt.
2. Projekte: Vom Chaos zur Struktur
Jetzt der spannende Teil.
Die meisten nennen alles „Projekt“.
Ist es aber gar nicht.
Was ist wirklich ein Projekt?
Ein Projekt hat ein klares Ziel, eine Reise, die Fertigstellung einer Renovierung (Ziel: das Wohnzimmer soll hübsch aussehen)
Hat ein Ende, nicht unbedingt ein konkretes Datum, aber halt die Fertigstellung der Wohnzimmerrenovierung als Zeitpunkt, irgendwann in der Zukunft.
Braucht mehrere Schritte
Alles andere ist:
Aufgabe
Idee
Dauerzustand (Area)
Beispiel: Problem mit einem Versandhändler (ganz fiktiv)
Perfektes Beispiel. Genau so sieht echtes Leben aus, was will man machen, muss man durch - und zwar möglichst unfallfrei.
Schritt 1: Capture (Daily Note)
Problem: Händler liefert die Ware nicht, obwohl sie schon lange gezahlt ist
Schritt 2: Projekt erkennen
Das ist kein To-do.
Das ist ein Projekt.
Ziel: Ware bekommen, alternativ: Geld zurück bekommen. Situation klären
Schritt 3: Projekt anlegen
# Versandhandel "XY" - Bestellung vom 01.03.2026 - Ware nicht geliefert, Rechnung bereits gezahlt
## Ziel
Ware erhalten, Geld zurückfordern, ggf. Schadensersatz, klare Schritte definieren
## Nächste Schritte
- [ ] Kontakt aufnehmen
- [ ] Frist setzen
- [ ] Aktuellen Sachstand dokumentieren
- [ ] rechtliche Optionen prüfen
## Notizen
-
Schritt 4: Daily-Verknüpfung
In deinem Tag:
- [ ] Versandhandel "XY" → anrufen (Bestelldetails: ... damit man nicht lange suchen muss)
→ Link zum Projekt
Jetzt lebt das Projekt im Alltag, das Datum der Kontaktaufnahme ist dokumentiert. Eine Gesprächsnotiz kann direkt ins Projekt geschrieben werden; oder vielleicht in eine eigene Notiz, oder eine Notiz mit allen Gesprächen, Briefen etc. So baut man sich ein schönes Paket, das einem das Leben später sehr viel leichter machen kann.
Warum das funktioniert
Weil:
Projekte nicht im Nirvana liegen
sondern durch die Verknüpfung in die Daily Note täglich sichtbar sind
und kleine Schritte bekommen
Typischer Fehler (bitte vermeiden)
So nicht: Projekt = riesiger Berg
„Ich muss das klären“
→ Computer sagt Nein. Gehirn sagt Nein.
So wird es einfacher: Projekt = nur die nächste kleine Handlung
„Anrufen“
→ machbar, ein einziger Schritt.
3. Verbindung: Capture → Projekt → Alltag
Das ist die eigentliche Magie:
Capture (roh)
Entscheidung
Projekt (wenn nötig)
tägliche Umsetzung
Ohne diesen Flow ist jedes System wertlos.
Mini-Workflow (zum Einprägen)
Gedanke → Daily
Daily → Entscheidung
Entscheidung → PARA
PARA → zurück in den Alltag
Klingt simpel. Ist es auch. Wird trotzdem ständig falsch gemacht.
Bonus: Capture für Fortgeschrittene (aka du hast wirklich Bock)
Wenn du willst, kannst du noch ergänzen:
Tags
#podcast #idee #familie
oder Sammel-Note, wie oben: Die Liste zu den Medien-Listen.
Resources/Capture Inbox
Aber ehrlich:
Nur sinnvoll, wenn du die DailyNote sauber nutzt
sonst baust du dir wieder ein System, das du nicht pflegst
vielleicht nicht gerade so “anfängergeeignet”. Aber: man lernt NotePlan rasend schnell.
Fazit
Wenn du nur eine Sache aus dem ganzen Setup mitnimmst:
Capture entscheidet alles.
Nicht dein tolles PARA-System,auch nicht deine Templates.
Alles entscheidend ist:
Ob du Gedanken schnell und reibungslos einfängst
und sie danach sinnvoll weiterverarbeitest
Denn: Das Gehirn ist kein zuverlässiger Speicher für solche Dinge… du kennst es.
Das hier ist der Unterschied zwischen:
„Man hat ein System“
und„Das Leben ist tatsächlich organisierter“
In weiteren Artikel zeigen wir, wie man dieses geniale System mit “Text-Snippets” noch effektiver macht, Zeit spart und einen “heute läuft alles schief, immerhin habe ich diese eine wichtige Sache gemscht” - Variante, die euch den Allerwertesten retten, wenn die Welt mal wieder massiv wackelt.