NotePlan: Der Hauptdarsteller in unserem System

NotePlan im Familienalltag

Unser zentrales System für Planung, Denken und Struktur

Es gibt unzählige Apps für Notizen, Aufgaben und Planung. Die meisten davon sind entweder zu komplex, zu unflexibel oder passen schlicht nicht in einen vollen Familienalltag.

Wir haben lange gesucht und dann sind wir bei NotePlan gelandet.

Seitdem läuft bei uns (fast) alles darüber.

Warum überhaupt ein zentrales System?

Unser Alltag ist kein „normaler Alltag“.
Fünf Personen (mit Aupair dann sechs), Schule, Klinik, Notarzt-Dienste, Termine, Haushalt, Tiere, Termine, Blog, Ideen, Termine, Reisen. Und …Termine? Genau, auch Termine.

Das Problem war nie, dass wir keine Tools hatten.
Das Problem war: zu viele Tools, die keine Verbindung untereinander hatten.

• Kalender hier (Spoiler: wird dennoch benötigt)

• Notizen dort

• To-dos irgendwo dazwischen

NotePlan hat das für uns zusammengeführt.

Was ist NotePlan überhaupt?

NotePlan ist eine Kombination aus:

• Kalender

• Notizen

• Aufgabenverwaltung

Alles basiert auf einfachem Text (Markdown), ohne Schnickschnack, ohne unnötige Komplexität und ohne Struktur, in die man hineingezwungen wird. Gerne darf man sich die Struktur aber auch selbst anlegen, passend zur eigenen Denk- bzw. Arbeitsweise.

Das Besondere bei NotePlan:
Alles hängt miteinander zusammen.

Du denkst nicht mehr in Apps.
Du denkst in Tagen. Und - sieh an - das ist viel natürlicher. Tage erlebt man, Apps nicht.

Der Kern: Daily Notes

Das Herzstück von NotePlan sind die täglichen Notizen.

Jeder Tag ist eine eigene Seite.

Beispiel, was auf einer Daily Note bei uns zusammen kommen könnte:

• Termine (aus dem Kalender), entweder automatisiert oder von Hand so übernommen, wie es am besten in die Tagesplanung passt

• Aufgaben für den Tag, auch hier: entweder automatisiert aus der Todo-App (wenn mit Kalender verknüpft) oder von Hand

• spontane Gedanken, siehe hierzu den Abschnitt “Capture”

• Brain Dump

• kurze Dokumentation

Das ersetzt bei uns:

• klassische To-do-Apps

• Zettel

• „Ich merk mir das kurz“ (Spoiler: tut man eh nicht)

Aufgaben, die wirklich funktionieren

Aufgaben in NotePlan sind simpel:

- [ ] Aufgabe
- [x] Aufgabe ist erledigt

Klingt banal. Ist genial.

Warum?

• Keine komplexen Systeme

• Keine versteckten Menüs

• Kein Overhead

Dafür:

• schnell erfassbar

• überall sichtbar

• direkt im Kontext des Tages

Da NotePlan in der Lage ist, Notizen und Ereignisse miteinander zu verknüpfen, kann einer Aufgabe in der täglichen Notiz neben Datum und Uhrzeit der Erledigung auch einen Verweis auf ein Projekt oder eine andere Notiz gegeben werden. So weiss man auch zu einem beliebigen Zeitpunkt in der Zukunft, wann die Aufgabe erledigt wurde, wenn es mal zu evtl. unangenehmen Fragen kommt.

Kalender + Denken = ein System

Das ist der Punkt, den viele Tools nicht schaffen.

In NotePlan passiert beides an einem Ort:

• Termine sehen

• dazu denken

• Aufgaben ableiten

• Notizen ergänzen

Beispiel aus unserem Alltag:

„Termin mit X morgen – Vorbereitung nötig“

→ direkt im morgigen Tag notiert
→ Aufgabe ergänzt
→ fertig

Keine App-Wechsel. Kein Kontextverlust.

Und die Vorbereitung? Die schreibt man einfach darunter, als Unteraufgabe, als Notiz, als freie Gedanken. Oder - auch sehr elegant - als Link zu einer neuen Notiz in einem Projekt. Und in dieser Notiz die relevanten Vorbereitungen, inkl. Dokumente, inkl. Verlinkungen zu anderen Notizen im Projekt, oder oder oder. Der Phantasie sind hier ebenso wie der Tiefe der möglichen Verschachtelungen keine Grenzen gesetzt.

PARA + NotePlan = unser Setup

Wir nutzen NotePlan nicht isoliert, sondern im Zusammenspiel mit unserem PARA-System:

• Projects → konkrete Vorhaben

• Areas → laufende Verantwortungen

• Resources → Wissen, Ideen

• Archive → erledigt

NotePlan bildet dabei:

👉 Daily Work + Planungsebene

Während PARA die Struktur liefert, sorgt NotePlan für den täglichen Flow.

Brain Dump ohne Reibung

Einer der größten Vorteile:

Du kannst Gedanken sofort festhalten.

Ohne:

• Kategorie auswählen

• richtigen Ort suchen

• Struktur überlegen

Einfach in den heutigen Tag schreiben.

Später wird sortiert. Oder auch nicht - und das ist auch mal vollkommen OK. Irgendwann wird der Moment kommen und man revidiert die täglichen Notizen. Es geht nichts verloren.

Warum NotePlan besser zu uns passt als andere Apps

Wir haben vieles ausprobiert:

• klassische To-do-Apps

• Notiz-Apps

• komplexe Systeme

Das Problem war immer dasselbe:

👉 Entweder zu kompliziert
👉 oder zu unflexibel

NotePlan ist:

• schnell

• minimalistisch

• aber extrem mächtig

Und vor allem:
es zwingt dich nicht in ein System.

Unsere wichtigsten Anwendungsbereiche

Im Alltag nutzen wir NotePlan für:

Klinik & Notarzt

• Dienstplanung

• kurze Notizen

• Vorbereitung

Familie

• Tagesstruktur

• Aufgaben

• Organisation

• Bereits vorbereitete Kommunikation, wie z.B. Entschuldigungsschreiben für die Schule

• Rezeptvorlagen

Blog

• Ideen

• Artikel-Entwürfe

• Planung

Brain Dump

• alles, was irgendwo hin muss

Was NotePlan nicht ist

NotePlan ist kein:

• perfekter Projektmanager

• visuelles Planungstool

• „alles automatisch“-System

Und das ist gut so, denn genau dadurch bleibt es schnell und nutzbar, zumindest für uns. Gerade diese “fehlende Struktur” ist wichtig für uns.

Fazit: Weniger Apps, mehr Klarheit

NotePlan hat für uns nicht alles ersetzt.
Aber es hat das Wichtigste vereinfacht:

👉 Denken
👉 Planen
👉 Festhalten

Und genau das ist im Alltag entscheidend.

Ausblick

Im nächsten Artikel zeigen wir konkret:

👉 Wie wir NotePlan mit unserem PARA-System kombinieren
👉 Welche Struktur wir nutzen
👉 und wie unser Alltag damit wirklich aussieht